Avez vous déjà travaillé à plusieurs sur un document Word? En règle générale, le document fait plusieurs aller/retour et passe de main en main. Chacun y ajoute son contenu et lorsque vous le récupérez c’est « Verdun » dans les styles.
Tout le monde y va de son petit « gras/souligné » ou « italique-12pts », etc. C’est un fait, personne n’utilise les même styles. Même l’utilisation d’un « template » (modèle de styles) ne règle pas le problème une bonne fois pour toute.
Au final, en plus d’ajuster le niveau de langage, vous vous retrouvez à remettre d’aplombs l’ensemble des styles. Cette opération, en plus d’être rébarbative, est une pure perte de temps.
Mais savez vous que Word est capable de:
- Garder une trace de chacun des styles utilisés dans le document?
- Proposer une vue de ces styles?
- Permettre de remédier à la situation assez rapidement?
Il est en effet possible de mieux utiliser le panneau des styles et d’en tirer le meilleur pour éviter les problèmes.
Limitation de l’affichage des styles
Par défaut, le panneau des styles ne montre que les styles recommandés. Il est possible de personnaliser ceux-ci et de limiter leur portée. Dans les options de ce panneau, vous pouvez trouver le menu suivant:
De quoi déjà limiter l’usage de styles exotiques et restreindre le nombre de ceux qui sont affichés. Surtout que ces « checkboxes » sont cochées par défaut dans les version avant Word 2007.
Redéfinition en masse des styles
Maintenant, attaquons nous aux possibilités de mise en forme directes (en dehors des styles prédéfinis) qui apparaissent dans le panneau des styles (ils sont reconnaissables car ils n’ont pas de portée prédéfinie).
Ils apparaissent en premier dans la liste des styles, une fois les checkboxes cochées:
En cliquant (bouton droit) sur ces styles, il vous est possible de sélectionner l’ensemble des entrées (mot, paragraphe, …) qui utilisent ce « style » et de les changer en une seule opération.
Particulièrement intéressant lorsque l’on a des styles très proches comme dans l’exemple précédent, pour supprimer les « doublons » de styles introduits.
En plus, puisque plus aucune occurrence n’utilise le pseudo-style incriminé, celui-ci va automatiquement disparaitre des mises en forme directes.
Usage avancé des styles
Passons aux choses sérieuses. Pour limiter l’usage des mises en forme directes (définies donc manuellement par le rédacteur), il y a plusieurs solutions:
- Transformer celles-ci en styles prédéfinis existants
- Transformer celles-ci en nouveaux styles prédéfinis
- Tenter d’empêcher l’usage des formatages directs
Pour le premier cas, il faut faire comme écrit précédemment (clic droit, sélection des occurrences d’un style direct et transformation en style prédéfinie).
Pour le second cas, la procédure est preques la même. Il faut sélectionner les occurrences d’un style direct en faisant un clic droit sur ce style. Puis il faut définir un nouveau style « rapide ».
Mais le plus intéressant reste sans doute la troisième possibilité. Il existe à cet effet un menu « avancé » dans les « Options ».
On y trouve notamment une case à cocher « Mark formatting inconsistencies » (en anglais car je n’ai qu’une version anglaise au boulot).
En cochant cette case, chaque formatage direct qui « ressemble » trop à un style existant ou à un style tout court, se verra souligné avec une « vaguelette » bleue.
Ceci indique que le style utilisé est proche d’un autre style. En faisant un clic droit il est comme auparavant possible de les convertir. Cette option permet d’être au moins prévenu de cette ressemblance et d’y remédier.
Voila quelques pistes pour améliorer le travail collaboratif sur des documents Word. Le mieux reste quand même d’utiliser des templates de document et de communiquer sur les styles à utiliser. Un guide d’utilisation peut notamment permettre de limiter les problèmes.
N’hésitez pas à partager vos astuces si vous en avez ou à laisser vos commentaires.
Crédits: Jonathan Bailor, Microsoft Word.